Hinzuziehung einer Vertrauensperson beim bEM – praktische Tipps

Die Neuregelung des § 167 Abs. 2 S. 2 SGB IX (s. dazu https://joachimschwede.de/vertrauensperson-beim-betrieblichen-eingliederungsmanagement-bem-jetzt-moegllich/) sieht vor, dass Beschäftigte eine Person ihres Vertrauens zum Verfahren rund um das betriebliche Eingliederungsmanagement (bEM) heranziehen können. Welche Regelungen hier zu beachten sein können, hat der Gesetzgeber – leider – im Einzelnen nicht ausgeführt.

Folgende Aspekte sind aber unter praktischen Gesichtspunkten zu beachten:

1. Vollmacht: Wird die Vertrauensperson im eigenen Namen für den vom Verfahren betroffenen Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber aktiv, z.B. durch Anrufe, Anschreiben, Teilnahme an Besprechungen usw., muss der Arbeitgeber sich darauf verlassen können, dass die Vertrauensperson dazu auch berechtigt ist. Das kann nur durch eine entsprechende Vollmacht nachgewiesen werden, die der Arbeitgeber ggfs. auch einfordern sollte.
2. Aushändigung von Unterlagen: Händigt der Arbeitgeber im laufenden bEM-Verfahren oder zur Vorbereitung eines solchen Verfahrens an die sonstigen Beteiligten schriftliche Unterlagen aus, so müssen diese ggfs. auch an die Vertrauensperson herausgegeben werden, da diese nach dem Gesetz Verfahrensbeteiligte ist und damit dieselben Rechte und Pflichten hat, wie alle anderen Beteiligten. Einer nicht bevollmächtigten Vertrauensperson (s.o. 1.) kann und darf der Arbeitgeber dagegen aus datenschutzrechtlichen Gründen nichts aushändigen.
3. Kostentragung: Beauftragt der Beschäftigte in dem ihn betreffenden bEM-Verfahren eine Vertrauensperson und nimmt diese die Aufgabe nur an, wenn ihr ein Honorar dafür gezahlt wird (z.B. Rechtsanwälte oder sonstige Berater, Ärzte usw.), so muss selbstverständlich der Beschäftigte für das Honorar aufkommen.
4. Betriebsvereinbarung: Im Hinblick auf die Gesetzesänderung wird es notwendig sein, in allen Betriebsvereinbarungen, in denen bereits bEM-Verfahren geregelt worden sind, diese Neuerung aufzunehmen, soweit sich die Betriebsvereinbarung auch mit den an dem bEM-Verfahren zu beteiligenden Personen beschäftigt (was in der Regel der Fall sein dürfte).  Insbesondere die oben unter 1. und 2. genannten Aspekte können auch zum Gegenstand der Betriebsvereinbarung gemacht werden.